Antes de detalhar o Controle de Frota é preciso entender o básico sobre o processo que envolve o gerenciamento de ativos como custos, cumprimento de prazos, manutenção, consumo de combustível, uso de peças, entre diversas outras.
Ter controle total sobre esses aspectos é algo essencial para quem faz o gerenciamento de uma frota e sem o controle correto, seja por meio de planilha ou software, dificilmente o responsável consiga analisar os dados corretamente.
A importância aparece principalmente na gestão de orçamento da frota e otimização da sua operação. Quando bem estruturado, os recursos são utilizados corretamente e promovem uma economia e aumenta a possibilidade de novos investimentos, permitindo analisar se o número atual de ativos corresponde a necessidade da sua empresa ou se deverão passar por uma manutenção preventiva em breve.
Fora isso, há ainda maximização de lucros, aumento de produtividade e facilita tomadas de decisão com base nos dados armazenados, entre outros.
Um controle eficiente se baseia em três pontos:
Controle de Custos: que engloba o gerenciamento dos custos fixos e variáveis.
Controle de Ativos: que é o cadastro e acompanhamento da operação, seja por planilha ou sistema de gestão.
Política de Frotas: são as diretrizes gerais para o gerenciamento dos veículos da sua frota.
Dessa forma, um controle eficiente consiste em adotar estratégias que permitam a redução de custos e ganhos de produtividade. Quando sua gestão inclui um controle estruturado por uma política de frotas clara é possível evitar ações drásticas como demissão em massa, fechamento de centro de distribuição ou perda de negócios.
No parágrafo acima citamos a política de frota mas o que é isso? Bem, o controle de frota ganha muito quando existe um documento que estabelece regras de gestão para todos os veículos da frota, mas é comum que ele não exista em muitos casos.
Um documento de política de frota deve conter:
*Regras de conduta para os colaboradores;
*Normas para a condução de veículo;
*Política para comportamentos no trânsito;
*Metas da organização;
Ao divulgar essa política para toda sua equipe, você facilita o seu controle de frota.
Para colocar em prática o seu plano de controle, você precisa entender alguns pontos como:
Mesmo que você tenha noção de plano geral de quanto sua empresa gasta para manter a frota, a sua gestão pode ser muito mais eficiente se controlar a detalhadamente cada gasto de cada veículo.
Tendo um controle de despesas você saberá quais são as áreas da frota que mais estiverem gastando, assim poderá identificar problemas que estão gerando gastos maiores e corrigí-los.
Também poderá acompanhar a evolução de gastos ao longo dos meses e fazer comparações para desenvolver um planejamento financeiro nas épocas de maiores despesas.
Uma frota envolve muitos gastos e mapear a maneira como você administra seu orçamento é vital para o controle de qualidade, para isso é necessário que você tenha todas as notas fiscais e recibos dos seus gastos, tanto aqueles que a empresa pagou diretamente quanto aqueles realizados pelos motoristas e reembolsados para eles.
Importante também é fazer a soma de todos os gastos dos meses anteriores, dessa maneira com certeza ficará mais fácil identificar se os gastos estão de acordo com as receitas. Estas são informações que poderão te ajudar a tomar a melhor decisão no futuro.
Quando organizar todos os dados na planilha provavelmente você sofrerá um impacto sobre como anda as finanças da sua frota e precisará buscar a melhor maneira de fazer com que seus gastos sejam menores que seus lucros. Para isso precisará realizar algumas coisas como criar metas para que essas reduções de custos ocorram.
Então baseado nas metas, você poderá programar serviços como manutenções preventivas e trocas de pneus.
Com o passar do tempo é importante reavaliar as metas, conforme vão sendo cumpridas elas podem e devem ser ampliadas, assegurando um controle cada vez mais eficiente das despesas.
Contudo uma observação importante é compreender que imprevistos acontecem, assim se uma meta deixar de ser cumprida também deverá ser reformulada.
Por fim, agora que você tem um bom controle da sua frota você pode investir em bons planejamentos financeiros para esse setor. Com mais conhecimento, você pode avaliar quais são os melhores momentos para se investir e os melhores para poupar despesas.
Utilize os dados as informações que obter para fazer projeções em relação aos custos de aquisição de veículos, salários extras, manutenções, combustíveis, entre outros itens relacionados.
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